Conditions générales de ventes

EVASION 78 est une association Loi 1901, dont le siège est situé 28 chemin du moulin à vent 78280 GUYANCOURT, dont le SIREN est 52345072400035 et de code APE 9312Z. L’inscription à un séjour de EVASION 78 implique l’acceptation complète, par l’adhérent, le client, de nos conditions particulières et générales de vente.

Conditions de confirmation et acomptes :

Validation du devis sur la base du nombre de personnes indiqué, le nombre de jours, la destination et les activités mentionnés dans le planning joint à la proposition.

– Signature du devis et de la convention/contrat entre les deux parties (écoles et Évasion 78)

– Acompte de 30% à la signature de la convention/contrat (à régler par chèque ou par virement)

– Solde 14 jours avant le départ à réception de la facture (à régler par chèque ou par virement)

Modalités de garantie des Prix :
Les prix indiqués s’entendent toutes taxes comprises (TTC) et comprennent toutes les prestations souhaitées dans votre demande, et les services associés avec notamment (en fonction des projets des enseignants) :
– Le transport aller et retour de l’école vers le centre d’hébergement (si nécessaire)
– Les transports sur place (si nécessaire)
– La pension complète au centre d’accueil (du dîner du premier jour au goûter du dernier jour).
– L’encadrement avec des animateurs BAFA pour la vie quotidienne (si nécessaire)
– Les activités, ateliers et visites prévus au programme en concertation avec les enseignants.
– Les entrées sur les sites
– La réunion de préparation et de présentation du séjour à l’école
– Les assurances et les frais de dossiers

Les prix deviennent fermes et définitifs au moment de l’acceptation du devis ou de l’offre et de la signature du contrat.

Ainsi, une fois la confirmation ferme effectuée, Évasion 78 prend à sa charge les éventuelles hausses du cours des taxes et des surcharges carburants.

Annulation partielle du client – Modalités de changement d’effectif :
Annulation anticipée (après signature du contrat et à plus de 30 jours avant le départ) : Dans le cas où l’établissement scolaire et/ou votre collectivité devait diminuer le nombre de participants au séjour, nous ne facturerons que les enfants réellement partis, et dans la limite de 10% d’annulation. En cas de force majeur pour un participant (problème de santé important, décès d’un proche) le séjour ne sera pas facturé, sous présentation d’un justificatif.
En cas d’annulation de moins de 10% de l’effectif (encadrants exclus) : le prix du séjour par enfant reste identique ;
En cas d’annulation de plus de 10% de l’effectif (encadrants exclus) : le prix du séjour par enfant est révisé.

Annulation tardive : lorsque l’annulation, hors cas de force majeure, intervient moins de 20 jours avant le départ : l’école ou la collectivité versera 100% du prix du séjour par enfant.

Tout séjour commencé est dû en totalité, quel que soit le motif de départ : médical, disciplinaire ou de convenance personnelle.

Important changement d’effectif après signature du contrat :
Dans le cas où l’établissement scolaire et/ou votre collectivité devait diminuer significativement le nombre de participants au séjour (+ de 10% de l’effectif), cela modifie les conditions initiales du devis et pourra engendrer une variation du prix par personne et/ou une baisse du taux d’encadrement (tout en respectant le taux d’encadrement imposé par l’Éducation Nationale).

Annulation totale du client :
Dans le cas où le client devrait annuler le séjour, nous aurions la possibilité de facturer des frais d’annulation. Les montants de ces frais sont fonction de la date de l’annulation tel que présenté ci-dessous :
-  lorsque l’annulation intervient entre la signature du devis/convention jusqu’à 90 jours avant le départ : l’établissement ou la collectivité versera 50% du montant global de l’hébergement et 50% du montant global du transport
- lorsque l’annulation intervient entre 90 et 60 jours avant le départ : l’établissement ou la collectivité versera 75% du montant global de l’hébergement et 75% du montant global du transport.
-     lorsque l’annulation intervient moins de 60 jours avant le départ : l’établissement ou la collectivité versera 100% du montant global du de l’hébergement et l’intégralité du transport.

Conditions de report :
Si pour une raison particulière, l’établissement scolaire et/ou la collectivité souhaite reporter le séjour à une date ultérieure, la « nouvelle » date retenue sera faite d’un commun accord entre votre établissement scolaire et/ou la collectivité, les enseignants et notre association. Cette nouvelle date, sera proposée en fonction des disponibilités du centre d’hébergement au moment souhaité du report.
Les tarifs sont valables du 20/07/2025 au 31/08/2026. Ils sont établis en fonction des conditions réglementaires et économiques en vigueur au 30/06/2025, ils n’engendrent donc pas de coûts supplémentaires, sauf si les prestations du cahier des charges sont amenées à changer.

De notre fait :
Les centres dans lesquels nous organisons nos classes de découvertes sont agrées par l’Éducation Nationale. Si une autorité administrative émettait des réserves sur la possibilité d’utiliser les locaux du centre pour accueillir du public, ou encore si un évènement quelconque survenait et affectait la sécurité potentielle ou le confort des groupes à accueillir, nous pourrions décider l’annulation immédiate du séjour et pourrions, soit rembourser les sommes reçues, soit proposer un centre de séjour en substitution bénéficiant des mêmes prestations qu’initialement prévues, soit proposer un report du séjour avec les mêmes conditions.

Rapatriement :
Dans l’hypothèse où un enfant devrait être rapatrié en cours de séjour (maladie, blessure...), Évasion 78 facturera à la ville l’intégralité du séjour, si le rapatriement a lieu pendant le séjour.
Nous sommes assurés tous risques (RC, dommages corporels et immatériels) ce qui comprend notamment le rapatriement des enfants/jeunes.

RÉSERVES

Notre responsabilité ne pourra être engagée pour tout événement de force majeure. D’autre part, Nous ne saurions être tenus responsables dans le cas de vols, oublis ou pertes d’objets détenus par le participant pendant le voyage et au cours du séjour. En cas de perte ou de vol d’objets placés sous la surveillance de l’équipe d’animation, le dédommagement offert par EVASION 78 ne pourra se faire que sur présentation de justificatifs et ne pourra dépasser un montant de 50€ par journée de séjour, avec un plafond de 1000€ pour la totalité de la durée du séjour. EVASION 78 ne pourra être tenu responsable des changements d’horaires imposés par les compagnies de transport, les gares, ni des frais supplémentaires engendrés de ce fait (notamment billet de train non modifiables ou billets non remboursables pour vos acheminements). Si une autorité administrative émettait des réserves sur la possibilité d’utiliser les locaux du centre pour accueillir du public, ou encore si un événement quelconque survenait qui affecte la sécurité potentielle des groupes à accueillir, EVASION 78 pourrait décider l’annulation immédiate du séjour et pourrait, soit rembourser les sommes reçues, soit proposer un autre séjour en substitution. EVASION 78 se réserve le droit de refuser une inscription si le participant ne remplit pas les conditions exigées pour le séjour. Chaque enfant doit être autonome et dans un état de santé compatible avec les déplacements et les activités proposées. Pour participer à un séjour se déroulant totalement ou en partie à l’étranger, le participant doit être en possession de certains documents administratifs. EVASION 78 ne pourra être tenu pour responsable si le jeune ne pouvait franchir la frontière. L’absence des documents administratifs nécessaire n’est pas un motif d’annulation et n’entraine pas de remboursement pour les familles. Le participant doit se présenter au point de rendez-vous et à l’heure qui lui est indiqué dans la convocation de départ. En cas de non-respect de ces consignes ayant pour conséquence l’impossibilité de prendre le départ, l’adhérent (le client) ne pourra prétendre à un quelconque remboursement.

RÉCLAMATION ET LITIGES

Toute réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’un mois après le retour du séjour. En cas de litiges, seuls les tribunaux du ressort du siège social de EVASION 78 sont compétents.