Informations pratiques

EVASION 78 vous accompagne dans la réalisation de toutes les démarches administratives de votre projet ! Découvrez les informations importantes pour organiser au mieux votre voyage scolaire ou votre séjour de vacances

Pour un suivi individualisé de votre séjour, Evasion 78 à votre disposition un interlocuteur qui sera en charge du dossier et de sa gestion et son suivi administratif.


Prise de contact et réalisation de votre projet avec notre équipe

    • Envoi d’un devis personnalisé en fonction de vos souhaits et de votre projet
    • Si besoin est, échange supplémentaire pour affiner votre projet

Confirmation de votre réservation de séjour

    • Devis signé à retourner au siège de l’association, accompagné du premier acompte par chèque ou virement bancaire
    • Réservation définitive du séjour aux dates retenues, hébergements, transports, visites/activités…

Avant le départ

    • Liste des participants détaillée à nous transmettre (surtout les régimes alimentaires et les allergies des participants).
    • Envoi de votre répartition au sein de l’hébergement ou des familles d’accueil.
    • Envoi du récapitulatif du séjour : planning détaillé, contacts sur place, bons d’échanges …
    • Transmission des coordonnées du transporteur.

Pendant le séjour

    • Si souhaité, mise à disposition de la messagerie vocale et du blog photographies du séjour (privatif pour votre séjour, accès avec un code). Les familles pourront suivre le séjour comme si elles y étaient...
    • Notre équipe est joignable 24h sur 24 et 7 jours sur 7 (numéro d’urgence donné en amont du séjour).

Après le séjour

    • Bilan du séjour avec le ou les enseignants référents
    • Envoi de notre questionnaire de satisfaction à remplir.

Pour un suivi individualisé de votre séjour, Evasion 78 à votre disposition un interlocuteur qui sera en charge du dossier et de sa gestion et son suivi administratif.


La déclaration de votre séjour

Les classes de découverte sont soumises à une demande auprès de l’inspection académique. Celle-ci doit être déposée au minimum 8 à 12 semaines avant le début du séjour (en fonction de votre académie).

Notre équipe se charge de vous transmettre les principaux documents à remplir (autorisation de départ, schémas de conduite, diplômes des intervenants, équipe d’encadrement, …).


L’encadrement de votre séjour
(en option suivant votre demande)

Afin d'assurer au mieux la sécurité des élèves lors de votre classe de découverte, une équipe d'encadrement est affectée par notre équipe.

Pour une classe élémentaire2 personnes au moins (l’enseignant de la classe + un accompagnateur de l’école ou un animateur de notre association)

Au-delà de 20 élèves, un adulte supplémentaire par tranche de 10 enfants.

Les équipes animations (en option) sont généralement constituées d’un ou deux animateurs par classe. L’un d’entre eux est titulaire du PSC1 et s’occupe des soins, des médicaments des enfants pendant le séjour, si besoin est. Nous apportons le plus grand soin lors du recrutement de nos équipes d’animation qui font la réussite d’un séjour !


 La réunion de présentation du séjour

Suivant votre demande, nous pouvons nous déplacer et participer à une journée d’informations et de présentation du séjour auprès de vous et/ou des familles (centre d’accueil, activités, transports, …).

Pour un suivi individualisé de votre séjour, Evasion 78 à votre disposition un interlocuteur qui sera en charge du dossier et de sa gestion et son suivi administratif.


La déclaration de votre séjour
(en option suivant votre demande)

Les séjours de vacances sont soumis à une demande auprès de la DDCS/DDCSPP. Celle-ci se fait en deux temps :

  • dépôt d’une fiche initiale (deux mois avant le début du séjour)
  • dépôt d’une ou plusieurs fiches complémentaires (au plus tard 8 jours avant le début du séjour)Notre équipe se charge de remplir ces fiches (en option suivant votre demande)

L’encadrement de votre séjour
(en option suivant votre demande)

Afin d'assurer au mieux la sécurité des enfants lors de votre séjours, nous vous affectons une équipe d'encadrement.

L’effectif de l’encadrement ne peut être inférieur à 2 personnes. Le taux d'encadrement est de :

  • 1 animateur pour 8 mineurs de - 6 ans
  • 1 animateur pour 12 mineurs de + 6 ans

Les équipes animations (en option) sont généralement constituées au minimum de 2 animateurs. L’un d’eux est titulaire du PSC1 et s’occupe des soins, des médicaments des enfants pendant le séjour, si besoin est. Nous apportons le plus grand soin lors du recrutement de nos équipes d’animation qui font la réussite d’un séjour !


La réunion de présentation du séjour

Suivant votre demande, nous pouvons nous déplacer et participer à une journée d’informations et de présentation du séjour auprès de vous et/ou des familles (centre d’accueil, activités, transports, …).

Repas :

Dans la plupart de nos centres, les repas sont préparés sur place par le personnel de service. La nourriture servie est équilibrée, variée, abondante et dans la mesure du possible issue de produits locaux.

L’ensemble de la restauration et de la cuisine est adapté à l’âge des enfants et respecte la réglementation liée à l’hygiène alimentaire, ainsi que les éventuelles spécificités des enfants (sans porc/sans viande), repas de substitution (poisson, œuf) ainsi que les régimes alimentaires des participants (intolérance, allergie, PAI).

Les repas se prennent au sein du centre (possibilité de déjeuner sous forme de panier repas pour les sorties à la journée).

EVASION 78 propose la pension complète à partir du dîner du premier jour et jusqu'au goûter du dernier jour. En option suivant votre demande nous proposons des repas supplémentaires sur les trajets aller et/ou retour.


Centre :

Les centres que nous vous proposons, possèdent un agrément de l'Inspection Academique ainsi que de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et nous veillons également à ce que leur PV de sécurité soit à jour dans le cadres des Accueils Collectifs de Mineurs (Classe de découverte & séjour de vacances).

  • VOYAGE EN CAR :

Pour tous nos voyages en car mis à votre disposition, nous travaillons avec des compagnies qui font toujours preuve d’un grand professionnalisme à l’égard de nos “petits voyageurs”. Tous les autocars sont équipés de ceintures de sécurité et offrent des prestations grand tourisme.

  • VOYAGE EN TRAIN :

Lors d’un transport en train, la traction des bagages est toujours prévue dans les gares où la prestation est proposée. Toutes nos destinations sont directes sans aucune correspondance. Les horaires de train choisis sont confirmés 3 mois avant le départ par la SNCF.